Zadania realizowane na bieżąco
Większość zadań administracyjnych wykonywanych w czasie rzeczywistym wiąże się z potrzebami użytkowników, wymagającymi natychmiastowej reakcji – tak, aby oszczędzić firmie przestojów. Są to m.in.:
- rozwiązywanie problemów z kampaniami mailingowymi,
- odblokowywanie kont użytkowników i resetowanie haseł,
- pomoc w opracowywaniu ulepszeń w raportach,
- udoskonalanie reguł dotyczących uprawnień dostępu – tak, aby odpowiedni członkowie zespołu mogli przeglądać i operować właściwymi rekordami,
- naprawa danych, które uległy uszkodzeniu.
Rolą administratora w takich przypadkach jest szybkie przejęcie zadań związanych z techniczną stroną pracy z systemem, aby operatorzy mogli skupić się na swoich podstawowych obowiązkach.
Zadanie realizowane cyklicznie z dużą częstotliwością
Wcześniejszą grupę stanowiło głównie usuwanie problemów i wprowadzanie niewielkich usprawnień na prośbę użytkowników, istnieją jednak zadania, które przeprowadza się w sposób zaplanowany. Wiążą się one przede wszystkim z konserwacją, czyli rutynowym sprawdzaniem poprawności działania oraz zabiegami mającymi na celu utrzymanie bezpieczeństwa i płynności funkcjonowania systemu.
Do typowych zadań związanych z konserwacją, jakie wykonuje administrator Salesforce, należą:
- back-up danych (z częstotliwością zależną od wybranego RPO i RTO),
- uruchomienie narzędzi do deduplikacji, aby utrzymać optymalną jakość danych,
- sprawdzenie dzienników błędów,
- kontrola historii logowania w celu znalezienia ewentualnych blokad użytkowników i powtarzających się błędów logowania,
- dezaktywacja wszystkich użytkowników, którzy opuścili firmę lub przenoszą się na stanowisko, które nie wymaga dostępu do Salesforce,
- zmiana przypisania ról i profili, odzwierciedlająca ewentualne zmiany w organizacji i nowe obowiązki zawodowe użytkowników,
- import leadów i kontaktów z systemów zewnętrznych,
- sprawdzenie aktualności cenników.
Powyższe zadania zwykle wykonuje się z cyklu tygodniowym – taka rutynowość działań pozwala wychwytywać ewentualne błędy w funkcjonowaniu systemu i przeciwdziałać im zanim któryś z nich doprowadzi do sytuacji krytycznej.
Zadania realizowane ze średnią częstotliwością
Część zabiegów konserwacyjnych przeprowadza się zwykle z nieco mniejszą częstotliwością, np. raz w miesiącu (wynika to m.in. z ich czasochłonności). Do tego typu zadań należą np.:
- zapoznanie się z informacjami o nadchodzących ważnych aktualizacjach, które zostaną automatycznie zainstalowane w systemie,
- generowanie raportów o wykorzystaniu pól i usuwanie pól, które nie są używane,
- tworzenie kopii zapasowych metadanych przed odświeżeniem środowisk testowych,
- odświeżanie środowisk testowych w celu zaktualizowania metadanych pochodzących z głównej instancji systemu,
- archiwizowanie dzienników błędów i kopii zapasowych systemu,
- testowe uruchomienie pełnej kopii zapasowej systemu,
- pobranie ustawień niestandardowych (przy użyciu narzędzia do ekstrakcji danych) i porównanie ich z danymi z poprzednich miesięcy.
Układając odpowiednio harmonogram przeprowadzanych prac, administrator Salesforce jest w stanie prowadzić skuteczną profilaktykę, zabezpieczającą zarówno płynność funkcjonowania systemu, jak i bezpieczeństwo przetwarzanych danych.
Zadania realizowane z mniejszą częstotliwością
Oprócz niezbędnych prac konserwatorskich, należy także cyklicznie wykonywać zabiegi związane z optymalizacją konfiguracji, prowadzące do podniesienia wydajności i poprawienia doświadczenia użytkownika. Należą do nich m.in.:
- uruchamianie raportów, aby zidentyfikować i ukryć te, które nie były używane w ciągu ostatnich kilku miesięcy,
- przeglądanie ról według profilów, aby zidentyfikować role, w których nie ma aktywnych użytkowników,
- przeglądanie informacji o aktualizacjach wtyczek do powiązanych aplikacji innych firm, w celu określenia czy należy wprowadzić jakiekolwiek zmiany w konfiguracji,
- archiwizowanie bądź usuwanie dokumentów, wiadomości e-mail i zadań, aby zmniejszyć opłaty za przechowywanie w systemie,
- wprowadzanie aktualizacji i usprawnień oraz przeprowadzanie ewentualnych szkoleń uzupełniających dla użytkowników.